De aanpak van je project

Wat is het?

Een stappenplan is een overzicht van de opeenvolgende stappen en sub-stappen die je in project doorloopt. Het is verstandig aan het begin van je project zo’n plan te maken. Het helpt je om te bepalen hoe je je project wilt aanpakken en hierover met je opdrachtgever en teamleden te communiceren.

Wanneer gebruik je het en waarom?

Aan het begin van je project heb je nog maar weinig informatie. Toch zul je op korte termijn met een voorstel moeten komen. Een stappenplan is een hulpmiddel om op hoofdlijnen te bepalen hoe je je project gaat aanpakken. Het resultaat ervan kun je opnemen in je projectvoorstel.

Een goede basis voor je stappenplan zijn de verschillende cycli die onderzoeks-, ontwerp- en veranderprojecten in opeenvolgende stappen indelen. Veelgebruikte cycli zijn de handelingscyclus, de onderzoekscyclus, de ontwerpcyclus en de implementatiecyclus, maar er zijn vele andere waar je, afhankelijk van je doel, uit kunt kiezen.

In bovenstaande figuur 1 zijn deze vier cyclussen samengevoegd in één schema. Je kunt dit schema zien als een standaardmodel voor de aanpak van een onderzoeks- en ontwerpproject. Afhankelijk van het doel van je project maak je je eigen variant van dit schema. Je kunt er stukjes uitpakken, de volgorde veranderen, stukjes overslaan, stukjes herhalen, etc. Je stappenplan is dus een soort puzzel, waarbij de verschillende onderdelen uit het bovenstaande schema de stukjes vormen. Daarbij mag je ieder puzzelstukje overal neerleggen en ieder puzzelstukje meerdere keren gebruiken, om zodoende te bepalen welke stappen en sub-stappen je in welke volgorde gaat doorlopen.

Hoe pas je het toe?

• Schrijf alle stappen en sub-stappen uit het bovenstaande schema op kaartjes of post-its. Dus probleemidentificatie, diagnose, ontwerp, verandering, evaluatie, vraag formuleren, informatie verzamelen, informatie analyseren, conclusies trekken, empathize, define, ideate, prototype, test, plan, do, check, act. Zorg dat je van elke stap minstens drie exemplaren hebt.
• Leg vervolgens met je team de kaartjes op een tijdlijn, van het begin tot het eind van het project. Laat bijvoorbeeld om de beurt een teamlid een kaartje pakken en dat op de tijdlijn leggen. Overleg steeds of je die stap wilt uitvoeren en waar die stap op de tijdlijn moet komen.
• Vul onderstaand format in, als je het eens bent de (sub)stappen die je in je project wilt doorlopen en de volgorde waarin je ze wilt doen.
  • Onder ‘stap’ vul je de naam in van de (sub)stap uit de handelings-, onderzoeks-, ontwerp- of implementatiecyclus die je gaat uitvoeren.
  • Onder ‘toelichting’ omschrijf je kort wat die (sub)stap inhoudt.
  • Onder ‘product’ vul je in welk (deel)product er na afronding van die stap concreet wordt opgeleverd.
  • Onder ‘datum gereed’ vul je de deadline in waarop het (deel)product wordt opgeleverd.
  • Onder ‘uitvoering’ vul je in wie de stap gaat uitvoeren.
  • Onder ‘besluit’ vul je in wie het besluit neemt naar aanleiding van het opgeleverde (deel)product.
• Een verkorte versie van het resultaat kun je opnemen in je projectvoorstel.]