Rapporteren

Verslag doen van je project

 

 

Wat is het?

Rapporteren is het verslag doen van de aanpak en uitkomsten van je project. Rapporteren is een moeilijke klus. Jij, als professional, weet precies wat je hebt gedaan, waarom je het zo hebt gedaan en wat het heeft opgeleverd, maar om dit begrijpelijk en correct op papier te krijgen, is lastig.

 

Wanneer gebruik je het? En waarom?

Rapporteren doe je niet alleen achteraf. Zodra het onderzoeksproces begint, begin je ook met schrijven. Rapporteren doe je om anderen te informeren over de resultaten van je project en verantwoording af te leggen over je werkwijze. Maar het schrijven helpt ook om het werk te structureren zodat je overzicht krijgt en behoudt over het project.      

 

Hoe pas je het toe?

De tekst hieronder beperkt zich tot het schrijven van een eindrapport. De volgende aspecten komen aan bod:

  • Schrijfstijl
  • Inhoud
  • Eenheid en samenhang

 

  1. Schrijfstijl

Hanteer in een rapport een correcte stijl. In deze paragraaf wordt beschreven wat correct is.

  • Schrijf zakelijk; formuleer complete zinnen (dat is dus een verschil met spreektaal); maak de zinnen niet te lang; wees zuinig met hulpwerkwoorden (kunnen, zullen etc.); schrijf in de actieve vorm (‘De organisatie benadert de klant’ in plaats van de lijdende vorm: ‘De klant wordt door de organisatie benaderd.’); zet de belangrijkste informatie vooraan in een zin of alinea; maak geen stijl- en spelfouten; begin de zinnen niet met voegwoorden (vooral ‘Echter …’ is ongewenst).
  • Schrijf formeel, maar wel in gewone, heldere taal. Schrijf zonder omhaal van woorden (wees zuinig met woorden). Schrijf normaal, niet gemaakt. Schrijf concreet.
    • Fout: Echter is het mij na slechts enige tijd gebleken dat het niet onomstotelijk vaststaat dat dit de juiste oplossing zou kunnen zijn. (begint met ‘echter’, woordvolgorde verkeerd, dubbele ontkenning is omslachtig, te veel hulpwerkwoorden) -> Goed: Het is nu de vraag of dit de juiste oplossing is.
    • Fout: Een aantal respondenten wordt binnenkort door de enquêteurs benaderd. (in lijdende vorm en niet concreet) -> Goed: De enquêteurs benaderen 50 respondenten tussen 6 en 8 juli.
    • Fout: Iedereen weet dat binnenkort de meeste mensen zijn gevaccineerd. (niet concreet en geen bronvermelding) -> Goed: In juli 2021 is 73% van de Nederlandse bevolking gevaccineerd tegen het covid-19-virus (Ministerie van Volksgezondheid, 2021).
    • Gebruik verwijswoorden om storende herhalingen te voorkomen.
    • Fout: Uitzendbureau Werk.nu! heeft een aantal concurrenten, de ene concurrent is groter dan de ander. Hieronder staan de concurrenten benoemd. De concurrenten staan op volgorde van grootste concurrent naar minst grote concurrent (zesmaal het woord ‘concurrent’ in twee regels). -> Goed: Uitzendbureau Werk.nu! heeft een aantal concurrenten, waarvan de een groter is dan de ander. Hieronder worden ze vermeld in volgorde van grootste naar minst grote.

 

  1. Inhoud

Een rapport bevat een aantal vaste onderdelen waarvan de meest gebruikte hieronder behandeld worden.

  • Omslag met titel/ondertitel/ naam organisatie/ naam auteur/ eventueel een functionele illustratie.
  • Titelpagina met alle zakelijke gegevens (zoals titel, ondertitel, auteursnaam, groep, opleiding, instituut, studentnummer, opdracht, betrokken docenten, datum).
  • Voorwoord met de enige plek waar je persoonlijk kunt zijn en waar je in de ik-vorm schrijft. Bijvoorbeeld over het kader waarbinnen je het advies schreef, problemen die je tegenkwam tijdens het proces, bedankjes. Onder het voorwoord schrijf je je naam, plaats en datum.
  • Inhoudsopgave met decimale hoofdstuknummering, inspringen en vet/ niet verschillende lettertypes/ informatieve titels/ paginanummering. De inhoudsopgave kun je automatisch aanmaken in Word. Onderdelen van je tekst die voorafgaan aan de inhoudsopgave, vermeld je niet.
  • Hoofdstuk 1: Inleiding met pakkende opening, aanleiding, onderwerp, doel en vooruitblik (dit noem je ook wel een leeswijzer: leg uit wat er aan de orde komt in je tekst in dezelfde volgorde als in je hoofdstukken).
  • Kernhoofdstukken met in elk hoofdstuk een inleiding over wat er aan bod komt en wat het doel van het hoofdstuk is.
  • Slothoofdstuk: samenvatting wat in de tekst aan de orde is geweest en terugkomen op het doel uit de inleiding zodat het naadloos aansluit op de inleiding. (Bij een adviesrapport geef je een concreet advies volgend uit de kernhoofdstukken).
  • Literatuurlijst volgens APA-normen.
  • Bijlagen met elk een nummer en informatieve naam.

 

  1. Eenheid en samenhang

In een tekst kun je op drie niveaus werken aan eenheid en samenhang:

  • Op het hoogste niveau: inleiding – kern – slot: Geef informatieve titels en tussenkoppen, begin elk hoofdstuk met een inleiding inclusief leeswijzer en eindig elk hoofdstuk met een samenvatting en een verwijzing naar het volgende hoofdstuk. Inleiding en slot moeten naadloos op elkaar aansluiten.
  • Op het middenniveau: paragrafen en alinea’s: Maak zichtbare alinea’s waarin in elke alinea één deelonderwerp wordt beschreven en groepeer alle alinea’s tot een paragraaf met één onderwerp. Geef passende titels. Schrijf ook alinea’s die het verband uitleggen tussen alinea’s of paragrafen.
  • Op het laagste niveau: (kern)zinnen en woorden: Begin een alinea met de belangrijkste zin: de kernzin. Gebruik signaalwoorden/structuuraanduiders om het verband tussen de zinnen en alinea’s aan te geven, zoals ten eerste, ten tweede; bovendien; niet alleen…maar ook; tot slot. Op woordniveau: gebruik steeds dezelfde terminologie.

 

Je weet nu welke schrijfstijl je hanteert in een verslag en wat de inhoud en de volgorde ervan moet zijn. Ook weet je hoe je aan de eenheid en samenhang van een tekst kunt werken.

 

Meer informatie