Projectvoorstel

Het startdocument voor je project

 

 

Wat is het?

Een projectvoorstel is een kort voorstel dat je schrijft om toestemming en budget voor je project te krijgen. In sommige organisaties wordt het ook wel project-A4 of projectmandaat genoemd. Als

extern adviseur noem je het een offerte.

 

Wanneer gebruik je het? En waarom?

Als organisatieadviseur voer je je projecten vrijwel altijd uit in opdracht van het management. Het projectvoorstel schrijf je meestal kort na het eerste intakegesprek met de opdrachtgever. In dat gesprek probeer je helder te krijgen wat het probleem is en wat de randvoorwaarden zijn voor je project. Na ongeveer een week kom je vervolgens met je voorstel.

 

Als intern adviseur kun je ook op eigen initiatief met een projectvoorstel komen als je een probleem constateert dat volgens jou opgelost moet worden. Ook in dat geval is het gebruikelijk dat je eerst een gesprek voert met je opdrachtgever voordat je een schriftelijk voorstel doet.

 

Het projectvoorstel vormt het formele startpunt voor je project. Houd het daarom kort en zakelijk. Het belangrijkste doel van het projectvoorstel is om formeel toestemming voor je project te krijgen en de belangrijkste afspraken over de aanpak en kosten van je project vast te leggen.  

 

Let op!: het projectvoorstel is iets anders dan het projectplan of plan van aanpak. Dat is een uitgebreider document dat in een later stadium van een project wordt gemaakt. Met projectvoorstel bedoelen we een kort voorstel om een project te starten.        

 

Hoe pas je het toe?

De precieze opzet van je projectvoorstel verschilt, afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever en de toegepaste projectmanagementmethode. Standaard bestaat een projectvoorstel uit de volgende onderdelen:

  • Begeleidend schrijven

Je projectvoorstel stuur je als bijlage bij een mail, memo of brief aan de opdrachtgever. Verwijs in dat begeleidend schrijven naar het gesprek dat je hebt gehad, geef aan dat je graag bereid bent je voorstel nader toe te lichten en geef aan of je een reactie van de geadresseerde verwacht.

  • Probleembeschrijving

De kern van je voorstel is een heldere omschrijving van het probleem of verbeterpunt dat je in je project aanpakt. Deze probleembeschrijving maak je op basis van de informatie die je hebt verzameld in de probleemidentificatiefase van je project, waaronder het gesprek met de opdrachtgever. Hou je beschrijving kort en bondig, maar benoem wel alle belangrijke aspecten die in het gesprek met de opdrachtgever aan bod zijn gekomen. Zorg ervoor dat de opdrachtgever zich herkent in de beschrijving. Gebruik waar mogelijk zijn eigen woorden. Zorg ook dat je het probleem goed afbakent, zodat het behapbaar is.

  • Stappenplan (planning)

Geef op hoofdlijnen aan welke stappen je in je project gaat zetten om het vraagstuk aan te pakken. Geef bij elke stap aan wat die stap inhoudt, wat het product is van die stap, wie de stap gaat uitvoeren, wanneer het product wordt opgeleverd en aan wie het wordt opgeleverd.

  • Stakeholder-analyse

Je hoeft geen volledige stakeholder-analyse in je voorstel op te nemen, maar laat in je voorstel wel zien dat je je bewust bent van de verschillende partijen die bij het project betrokken zijn. Geef indien mogelijk alvast aan of, hoe en wanneer je ze bij het project wilt betrekken.

  • Projectorganisatie

Neem in je voorstel een korte beschrijving van je projectorganisatie op. Een project voer je meestal uit met een team onder leiding van een projectleider. De projectleider rapporteert aan de opdrachtgever of aan een stuurgroep.         

  • Kosten

Tot slot geef je een indicatie van de kosten van het project. Als intern adviseur kun je vaak volstaan met het benoemen van het aantal uren per projectfunctionaris. Je kunt dit afleiden uit je stappenplan. Als extern adviseur noem je ook het uurtarief. Een gangbaar tarief is tussen de €125,00 en €350,00 exclusief btw, afhankelijk van de omvang van het project en de marktwaarde van de adviseur. Als je naast de uren nog andere kosten maakt, geef je hiervan ook een indicatie.   

 

Meer informatie