Diagnose

Waar ligt het probleem precies? En wat is de oorzaak?

 

 

Wat is het?

Het Griekse woord ‘diagnosis’ betekent ‘nauwkeurig leren kennen’. In een diagnostisch onderzoek proberen we een probleem nauwkeurig in kaart te brengen. Waar ligt het probleem precies? Bij welk bij welk orgaan in het lichaam, onderdeel van een apparaat, bij welke stap in een proces, bij welke afdeling van een organisatie, bij welke groep medewerkers? Wat heeft het probleem veroorzaakt? En wat houdt het in stand? Welke factoren spelen daarbij een rol?

 

Wanneer gebruik je het? En waarom?

Een diagnostisch onderzoek voer je uit als je meer kennis en inzicht nodig hebt om een probleem aan te pakken. Als je erachter wilt komen waar het probleem precies ligt, of wat de oorzaken van het probleem zijn.

 

Een diagnostisch onderzoek voer je uit in de diagnosefase van je project. In de probleemidentificatie-fase (de eerste fase van de handelingscyclus) heb je het probleem benoemd, in de diagnosefase (de tweede fase van de handelingscyclus) breng je het probleem nauwkeurig in kaart.

 

Hoe pas je het toe?

Bij een diagnostisch onderzoek doorloop je dezelfde stappen als bij een probleemidentificatieonder-zoek: vraag formuleren, informatie verzamelen, informatie analyseren en conclusies trekken. Het verschil is echter dat je in de probleemidentificatie snel en grof te werk gaat en met een brede blik naar de problemen kijkt, terwijl je bij de diagnose juist grondig en nauwkeurig te werk gaat en je focust op een specifiek probleem. We lichten hieronder de stappen die je bij een diagnostisch onderzoek doorloopt kort toe:

 

Een vraag formuleren

Onderzoeksvragen die je in de diagnosefase probeert te beantwoorden zijn: Waar ligt het probleem precies? Welke factoren spelen een belangrijke rol bij dit probleem? Wat zijn de oorzaken? En wat zijn de gevolgen? Vaak is het voldoende om het probleem goed te lokaliseren. Waar ligt het probleem precies: bij welke stap in het proces, bij welke afdeling van de organisatie, bij welke groep medewerkers? Als je nog grondiger te werk wilt gaan, probeer je ook de oorzaken en gevolgen te achterhalen: hoe is het probleem ontstaan, wat houdt het in stand, welke mechanismen spelen hierbij een rol? 

 

Informatie verzamelen

Hoe verzamel je informatie? De wegen waarlangs je in de diagnosefase informatie verzamelt, zijn dezelfde als in de probleemidentificatiefase: deskresearch, observatie, interviews en vragenlijsten. In de diagnosefase zul je meer informatie willen verzamelen dan in de probleemidentificatiefase. Naast kwalitatieve informatie, bijvoorbeeld uit interviews, verzamel je in de diagnosefase vaak ook kwantitatieve informatie, bijvoorbeeld door middel van online vragenlijsten.

 

Welke informatie verzamel je? Om te bepalen welke informatie je gaat verzamelen heb je een model nodig. Een model is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Het kan een afbeelding zijn, maar ook een schema, een opsomming of zelfs een formule. Het model vertelt je wat de belangrijke variabelen zijn om in je onderzoek naar te kijken: wat de verschillende onderdelen zijn die je onder de loep neemt en wat mogelijke oorzaken zijn. Op basis van je model bepaal je wat je gaat meten, dus welke vragen je precies gaat stellen in je interviews of enquêtes en waar je op gaat letten bij je observaties. 

 

Waar je in de probleemidentificatiefase nog kon volstaan met een algemeen model zoals het 6W-model of het 4M-model, heb je in de diagnosefase vrijwel altijd een specifiek model nodig dat speciaal is ontwikkeld voor het onderwerp dat jij gaat onderzoeken. Als organisatie-adviseur heb je meestal een aantal van dit soort modellen paraat die in je eigen specialisatiegebied liggen (bijvoorbeeld ziekteverzuim, werkdruk, leiderschap, of motivatie), maar vaak zul je aanvullend literatuuronderzoek moeten doen om een goed conceptueel model te vinden. Waar mogelijk gebruik je standaardvragenlijsten die door de makers van het model dat je gebruikt, zijn ontwikkeld.   

 

Informatie analyseren

Het analyseren van je onderzoeksgegevens is eigenlijk niets anders dan het samenvatten van de informatie die je hebt verzameld, zodat de essentie zichtbaar wordt en je antwoord kunt geven op je onderzoeksvragen. Hierbij gebruik je je model weer als leidraad: in je analyse vat je per variabele uit je model samen welke informatie je hebt gevonden. Afhankelijk van het soort informatie dat je hebt verzameld, gebruik je een kwalitatieve of een kwantitatieve analysemethode.

 

Kwalitatieve analyse: Als je kwalitatieve informatie hebt verzameld (informatie in woorden of beelden), bijvoorbeeld door middel van interviews, dan kun je deze informatie analyseren door middel van de selectieve coderingsmethode. Je markeert dan in het transcript van je interview iedere uitspraak waarin iemand iets zegt over een bepaalde variabele uit je model, dus over een bepaald aspect of een oorzaak of een gevolg van het probleem. Vervolgens zet je per variabele alle citaten die betrekking hebben op die variabele op een rij.  

 

Kwantitatieve analyse: Als je kwantitatieve informatie hebt verzamend (informatie in cijfers), bijvoorbeeld door middel van vragenlijsten, dan kun je statistische analysemethoden toepassen om je gegevens te analyseren. Ook statische analyses zijn in feite niets anders dan een manier om informatie samen te vatten: aan de hand van statistische maten zoals het gemiddelde, de standaarddeviatie of de correlatiecoëfficiënt vat je samen welke informatie in essentie verborgen zit achter de berg cijfers die je verzameld hebt. In je rapportage geef je, meestal in tabellen, weer wat de gemiddelde scores zijn van de deelnemers op de variabelen uit je model. Die scores kun je vervolgens vergelijken met een norm om te kijken waar de afwijkingen (problemen) liggen. Als je op zoek bent naar oorzaken, gevolgen en factoren die met een probleem samenhangen, dan rapporteer je ook de correlaties tussen variabelen. Hoe hoger de correlatie, hoe sterker de samenhang.  

 

Conclusies trekken

In je conclusies geef je kort en krachtig antwoord op je onderzoeksvragen.

  • Als je doel was om het probleem te lokaliseren (Waar ligt het probleem precies?), dan som je in de conclusies puntsgewijs op bij welke onderdelen (variabelen uit je model) je een probleem hebt geconstateerd. Bijvoorbeeld bij welke stap in het proces, bij welke afdeling van de organisatie, bij welke groep medewerkers.
  • Als je doel was om oorzaken en gevolgen te achterhalen (Welke factoren spelen een belangrijke rol bij dit probleem?) dan som je in je conclusies puntsgewijs op welke factoren (variabelen uit je model) sterk samenhangen met het probleem.

 

Meer informatie